Hóa đơn điện tử – bước đệm xây thương hiệu cho hộ kinh doanh thời số hóa

Hóa đơn điện tử – bước đệm xây thương hiệu cho hộ kinh doanh thời số hóa.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – cú hích chuyển đổi nhưng không dễ tiếp cận

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/6/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỉ đồng/năm thuộc nhiều lĩnh vực như ăn uống, bán lẻ, chăm sóc sức khỏe, dịch vụ… phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Dữ liệu hóa đơn được truyền theo thời gian thực, phục vụ mục tiêu chống thất thu và tạo công bằng trong nghĩa vụ thuế giữa các thành phần kinh tế.

Tuy nhiên, quá trình triển khai thực tế cho thấy không ít hộ kinh doanh còn bỡ ngỡ với yêu cầu này. Nhiều người chưa từng sử dụng phần mềm bán hàng, không biết ký số là gì, càng không quen với thao tác lập hóa đơn trực tuyến. Chị Nguyễn Thu Trang, chủ một tiệm chăn ga nhỏ tại Hà Nội, chia sẻ: “Tôi cảm thấy rất hoang mang. Việc mua thiết bị, cài đặt phần mềm, khai báo tài khoản là quá nhiều với một người làm ăn nhỏ lẻ.”

Nhằm hỗ trợ các hộ kinh doanh chuyển đổi thuận lợi, Cục Thuế đã triển khai hệ thống hướng dẫn từ xa và trực tiếp, bao gồm các điểm cầu từ Cục, Chi cục đến Đội thuế khu vực. Ngoài ra, các doanh nghiệp công nghệ như MISA cũng vào cuộc, cung cấp phần mềm tích hợp bán hàng – xuất hóa đơn – kê khai thuế trên điện thoại thông minh. Đại diện MISA cho biết đã có hơn 4.000 đại lý thuế sẵn sàng hỗ trợ miễn phí trong 3 tháng đầu để giúp hộ kinh doanh làm quen với công nghệ mới.

Tuy nhiên, không ít người băn khoăn về chi phí thiết bị, phần mềm, chữ ký số và kỹ năng sử dụng. Theo bà Nguyễn Thị Cúc – Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, những lo lắng này là chính đáng, đặc biệt với các hộ lớn tuổi hoặc ít tiếp xúc công nghệ. Tuy vậy, bà khuyến nghị các hộ nên chủ động tiếp cận chuyển đổi vì xu thế số hóa là không thể đảo ngược. Việc trì hoãn chỉ khiến họ thiệt thòi khi hệ thống quản lý thuế ngày càng minh bạch, chặt chẽ hơn.

Minh bạch tài chính – nền tảng của thương hiệu cá nhân kinh doanh

Bên cạnh tính tuân thủ, việc áp dụng hóa đơn điện tử còn mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh. Trước hết là nâng cao niềm tin với khách hàng. Trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng chú trọng nguồn gốc sản phẩm và trách nhiệm pháp lý, việc xuất hóa đơn rõ ràng giúp hộ kinh doanh tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và có trách nhiệm. Các ngành hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thời trang – vốn chiếm tỷ trọng lớn trong nhóm hộ kinh doanh – đều hưởng lợi từ xu hướng này.

Hóa đơn điện tử còn là chìa khóa giúp hộ kinh doanh chứng minh thu nhập, minh bạch dòng tiền, từ đó dễ dàng hơn trong việc tiếp cận vốn ngân hàng, tham gia chuỗi cung ứng, hoặc mở rộng quy mô. Đồng thời, nhờ phần mềm tích hợp, người kinh doanh có thể theo dõi tồn kho, doanh số, lợi nhuận một cách hệ thống – điều mà mô hình ghi chép thủ công không thể làm được.

Tuy nhiên, một số tình huống vẫn gây lúng túng cho người kinh doanh. Ví dụ, với các mặt hàng không có hóa đơn đầu vào như thực phẩm tươi sống, mỹ phẩm handmade, bà Nguyễn Thị Cúc khuyến nghị có thể lập bảng kê mua hàng từ người dân, có đầy đủ thông tin cá nhân, số tiền và chữ ký. Hình thức này đã được chấp thuận trong thực tế để đảm bảo tính hợp lệ cho phần chi phí đầu vào.

Để giải quyết lo ngại về việc phải thuê kế toán hay lo lắng thanh tra, cơ quan thuế đã có chính sách hỗ trợ phần mềm miễn phí cho doanh nghiệp siêu nhỏ.

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp cũng được xem là một xu hướng tất yếu. Khi trở thành doanh nghiệp, người kinh doanh sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, được tính các chi phí hợp lệ như thuê mặt bằng, điện nước, nhân công; và nếu lỗ còn được chuyển lỗ trong vòng 5 năm. Đặc biệt, các doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi từ hộ sẽ được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm đầu và chỉ chịu thuế suất ưu đãi từ 15–17%.

Để giải quyết lo ngại về việc phải thuê kế toán hay lo lắng thanh tra, cơ quan thuế đã có chính sách hỗ trợ phần mềm miễn phí cho doanh nghiệp siêu nhỏ, đồng thời khẳng định nếu doanh nghiệp tuân thủ tốt thì sẽ không bị kiểm tra nhiều lần trong năm. “Cần nhìn nhận lên doanh nghiệp không phải là gánh nặng, mà là cơ hội để làm ăn bài bản, minh bạch và bền vững”, bà Cúc nhấn mạnh.

Đừng để hóa đơn là nỗi sợ, hãy để nó là điểm khởi đầu cho thương hiệu

Từ nay đến ngày 1/1/2026, khi cơ chế thuế khoán bị xóa bỏ hoàn toàn, các hộ kinh doanh sẽ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc áp dụng hình thức kê khai theo doanh thu thực tế. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về thay đổi tư duy quản lý, làm quen với công nghệ, và chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh ngay từ bây giờ.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nếu nhìn xa hơn, chính là công cụ để người kinh doanh nhỏ bước ra khỏi vùng an toàn. Nó giúp họ chuẩn hóa tài chính, tăng uy tín, tiếp cận thị trường mới, từ đó xây dựng thương hiệu cá nhân vững chắc trong nền kinh tế số. Với sự hỗ trợ đồng bộ từ chính sách, công nghệ và cộng đồng chuyên gia, đây là thời điểm thích hợp để hộ kinh doanh chuyển mình.

Trong nền kinh tế hiện đại, thương hiệu không chỉ là logo hay biển hiệu, mà bắt đầu từ sự minh bạch trong từng giao dịch. Một hóa đơn đúng chuẩn, một quy trình rõ ràng, một hệ thống được quản trị tốt – chính là những viên gạch đầu tiên để xây nên một thương hiệu mạnh, dù bạn chỉ bắt đầu từ một quán cà phê nhỏ, một tiệm bánh gia đình hay một gian hàng online.

Từ 1/6, hộ kinh doanh không áp dụng hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt đến 10 triệu đồng

Hộ kinh doanh loay hoay với hóa đơn điện tử từ 1.6